Die Übernahme von Aus- und Fortbildungskosten – Worauf Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei Rückzahlungsvereinbarungen achten sollten

Arbeitgeber haben häufig ein Interesse daran, die Kosten für Aus- und Fortbildung ihrer
Arbeitnehmer zu übernehmen. Die erworbenen Qualifikationen kommen dem Unternehmen
in der Regel ebenso zugute wie dem Arbeitnehmer, der sich auf einem immer
anspruchsvoller werdenden Arbeitsmarkt durch Weiterbildung einen entscheidenden Vorteil
verschaffen kann.


Damit sich dieser teilweise erhebliche finanzielle Aufwand auf Seiten des Arbeitgebers aber
auch lohnt, werden häufig zwischen den Parteien sogenannte Rückzahlungsvereinbarungen
geschlossen, mit denen sich einerseits der Arbeitgeber zur (teilweisen) Kostenübernahme
verpflichtet und der Arbeitnehmer andererseits bestätigt, für einen gewissen Zeitraum in
dem Unternehmen zu verbleiben, damit diesem die erworbenen Fähigkeiten zur Verfügung
stehen. Verlässt der Arbeitnehmer sodann das Unternehmen vor Ablauf der vereinbarten
Frist, kann der Arbeitgeber die (teilweise) Rückzahlung der aufgewendeten Aus- oder
Fortbildungskosten fordern. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die entsprechende
notwendige Vereinbarung wirksam ist.


Da es in dieser Hinsicht an eindeutigen gesetzlichen Regelungen fehlt, besteht für
Arbeitgeber regelmäßig die Schwierigkeit, solche wirksamen Rückzahlungsklauseln zu
formulieren. Denn die entsprechende arbeitsrechtliche Rechtsprechung ist im Zweifel nur
schwer zu überblicken und entwickelt sich darüber hinaus stetig weiter.

I. Rechtsnatur und Ausgangsposition

In der Regel werden Rückzahlungsklauseln vom Arbeitgeber für viele Verträge vorformuliert
und dem jeweiligen Arbeitnehmer bei Vertragsschluss einseitig gestellt. Daher handelt es
sich meist um sogenannte Allgemeine Geschäftsbedingungen, für die die gesetzlichen
Regelungen der §§ 305 ff. BGB Anwendung finden.


Wichtig hierbei ist § 307 Abs. 1 S. 1 BGB, nachdem Vereinbarungen unwirksam sind, wenn
der Vertragspartner des Unternehmers durch sie unangemessen benachteiligt wird.
Da es ohne eine entsprechende vertragliche Klausel nach der herrschenden Meinung keinen
Anspruch auf Rückerstattung gezahlter Aus- oder Fortbildungskosten für den Arbeitgeber
gibt, könnte man annehmen, dass derartige Vereinbarungen generell eine unangemessene
Benachteiligung für den Arbeitnehmer darstellen. Dem widerspricht jedoch das
Bundesarbeitsgericht in seiner ständigen Rechtsprechung, nach der
Rückzahlungsvereinbarungen grundsätzlich zulässig sind. Schließlich profitiert in der Regel
auch der Arbeitnehmer von Weiterbildungsangeboten und kann diese betriebsintern wie auf
dem allgemeinen Arbeitsmarkt zu seinem Vorteil nutzen.


Es gilt jedoch stets, die widerstreitenden Interessen gegeneinander abzuwägen.
Entscheidend ist nach dem Bundesarbeitsgericht letztendlich, ob und inwieweit der
Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil, also eine angemessene Gegenleistung, für die
eingegangene Bindung an den Arbeitgeber erlangt hat.


Auf der einen Seite der Abwägung steht dann das berechtigte Interesse des Arbeitgebers,
eine vom Arbeitnehmer erworbene Qualifikation langfristig für sein Unternehmen nutzen zu
können. Wendet er vor diesem Hintergrund finanzielle Mittel auf, ist es nicht unbillig, ihm
einen Rückzahlungsanspruch zuzusprechen, wenn das Arbeitsverhältnis unerwartet vorzeitig
beendet wird. Auf der anderen Seite hat jeder Arbeitnehmer nach Art. 12 Abs. 1 S. 1 GG das
Recht, seinen Arbeitsplatz frei wählen zu können. Es darf also zu keiner übermäßigen
Einschränkung der freien Arbeitsplatzwahl durch vertragliche Klauseln kommen, die eine
unangemessene Kostentragung für den Arbeitnehmer vorsehen.

II. Voraussetzungen eines Rückzahlungsanspruchs

Grundsätzliches
Die oben genannten verschiedenen Interessen müssen also gegeneinander abgewogen
werden. Als Faustformel lässt sich sagen, dass eine Rückzahlungspflicht dem Arbeitnehmer
eher auferlegt werden kann, je größer sein durch die Fortbildung erworbener beruflicher
Vorteil ist. Demgegenüber ist eine Rückzahlungspflicht dann eher abzulehnen, wenn es bei
einer vom Arbeitgeber finanzierten Fortbildung lediglich um eine Auffrischung bereits
vorhandener Kenntnisse geht oder wenn sie nur innerbetrieblichen Nutzen hat.
Die Vorteile einer Fortbildung müssen auch in einem angemessenen Verhältnis zu der Dauer
der vereinbarten Bindung stehen. Zwar kann die Dauer einer Fort- oder Ausbildung selbst
ein wichtiges Indiz für ihre Qualität sein, letztlich handelt es sich bei den arbeitsgerichtlichen
Urteilen hierzu jedoch um Einzelfallentscheidungen, die lediglich als Richtwerte dienen
können. Abweichungen sind keineswegs ausgeschlossen, wenn sich die Situation anders
darstellt, z.B. die Fortbildung sehr teuer ist oder dem Arbeitnehmer überdurchschnittliche
Vorteile auf dem Arbeitsmarkt bringt.

Zulässige Bindungsdauer

Bei Fortbildungen, die sich über einen Monat oder weniger erstrecken und die ohne
Verpflichtung zur Arbeitsleistung unter Fortzahlung der Vergütung stattfinden, hat die
Rechtsprechung eine Bindung von bis zu sechs Monaten an den Arbeitgeber für zulässig
erklärt. Bei einer Fortbildungsdauer von bis zu zwei Monaten kann nach der Rechtsprechung
auch eine Bindung von bis zu einem Jahr angemessen sein. Dauert die Fortbildung drei bis
vier Monate, kann ein Verbleib im Unternehmen von bis zu zwei Jahren verlangt werden, bei
Fortbildungen von sechs Monaten bis zu einem Jahr sind es sogar bis zu drei Jahre. Dauert
eine Fortbildung mehr als zwei Jahre, kann eine Bindung von fünf Jahren zulässig sein.
Wichtig ist, dass die vereinbarte Klausel dem Transparenzgebot genügt. Bei Vertragsschluss
muss der Vertragspartner des Verwenders einschätzen können, auf welche Verpflichtungen
er sich einlässt. Voraussetzungen und Rechtsfolgen müssen sich aus der Vereinbarung
ergeben; einseitige unangemessene Beurteilungsspielräume des Arbeitgebers sind
unzulässig.

Form und Inhalt einer wirksamen Rückzahlungsvereinbarung

Grundsätzlich können die entsprechenden Klauseln auch mündlich geschlossen werden, aus
Beweisgründen ist jedoch dringend zur Verschriftlichung zu raten. Regelmäßig obliegt es in
einem Prozess nämlich dem Arbeitgeber darzulegen und im Zweifel zu beweisen, dass eine
entsprechende Klausel wirksam vereinbart wurde und die Voraussetzungen auch vorliegen.
Er muss ggf. auch beweisen, dass der Arbeitnehmer durch die Fortbildung einen beruflichen
Vorteil erlangt hat. Ausreichend ist es nach neuerer Rechtsprechung des
Bundesarbeitsgerichts indes, wenn der Arbeitgeber Umstände darlegt und ggf. beweist, aus
denen sich ergibt, dass im Zeitpunkt des Vertragsschlusses ein beruflicher Vorteil
überwiegend wahrscheinlich war.

Berücksichtigung der Verursachungsbeiträge bei vorzeitiger Beendigung

Ein Rückzahlungsanspruch des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer besteht bei einer wirksamen Klausel grundsätzlich dann, wenn es in der (zumindest weit überwiegenden) Verantwortung des Arbeitnehmers liegt, eine derartige Forderung zu vermeiden. So stellt es sich regelmäßig bei Eigenkündigungen des Arbeitnehmers oder verhaltensbedingten Kündigungen dar. Anders kann die Einschätzung ausfallen, wenn dem Arbeitnehmer ein Kündigungsgrund zusteht, den der Arbeitgeber zu vertreten hat (z.B. Nichtzahlung von Lohn). In einem solchen Fall entfällt die Rückzahlungspflicht. Auch bei betriebsbedingten Kündigungen verneint das Bundesarbeitsgericht eine Rückzahlungspflicht. Der Arbeitnehmer dürfe bei Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung auch darauf vertrauen, für die Zeit der Bindungswirkung in dem Unternehmen bleiben zu können, auch um eventuelle finanzielle Belastungen zu vermeiden. Bei personenbedingten Kündigungen muss hingegen differenziert werden: sind die Gründe für eine Kündigung durch den Arbeitnehmer verschuldet (z.B. Verlust der Fahrerlaubnis oder Verurteilung zu einer Haftstrafe), kann ihm eine Rückzahlungspflicht auferlegt werden. Für den Fall, dass der Arbeitnehmer aus medizinischer Sicht nicht mehr in der Lage ist, die geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, hat das Bundesarbeitsgericht mittlerweile entschieden, dass eine Rückzahlungsvereinbarung über Fortbildungskosten unwirksam ist, da der Wegfall der körperlichen Leistungsfähigkeit dem Arbeitnehmer nicht im Sinne eines Verschuldens zuzurechnen sei, vgl. BAG Urteil vom 11.12.2018, Az. 9 AZR 383/18. Ist eine Rückzahlungspflicht an das Nichtbestehen der entsprechenden Aus- oder Fortbildung geknüpft, kommt es darauf an, weswegen der Arbeitnehmer an der Prüfung gescheitert ist. Liegen die Gründe in einer intellektuellen Überforderung und ist der Arbeitnehmer trotz ausreichender Anstrengung an der Prüfung gescheitert, verneint die Rechtsprechung eine Pflicht zur Rückzahlung.

Aufzählung der Beendigungsgründe

Für die Formulierung einer Rückzahlungsvereinbarung ist zu beachten, dass alle in Betracht kommenden vorzeitigen Beendigungsgründe nach Möglichkeit genannt werden. Verhält sich die Klausel hierzu nicht und statuiert lediglich eine allgemeine Rückzahlungspflicht für den Arbeitnehmer bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Unternehmen, ist sie unwirksam.

Darstellung der anfallenden Kosten bei vorzeitiger Beendigung

Neben den Gründen, die zu einer Rückzahlungspflicht führen, müssen auch die ggf. zu erstattenden Kosten in der Vereinbarung aufgeführt werden. Der Arbeitnehmer soll hierbei sein Kostenrisiko abschätzen können, es besteht für den Arbeitgeber aber nicht die Pflicht, die Kostenhöhe bei Vertragsschluss exakt anzugeben. Aus der Klausel sollten sich Art und Berechnungsgrundlage (z.B. Kilometerpauschale für Fahrtkosten, Tagessätze für Übernachtungs- und Verpflegungskosten) sowie die einzelnen möglichen zurückzuzahlenden Kostenpositionen ergeben (z.B. Lehrgangsgebühren, Fahrt-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten).

Rückzahlungshöhe und Staffelung der Rückzahlung

Kommt es zu einem Ausscheiden vor Ablauf der vereinbarten Bindungsfrist, kann der
Arbeitgeber nur das verlangen, was tatsächlich aufgewendet wurde, höchstens jedoch den
vereinbarten Betrag.
Zu berücksichtigen ist auch der Zeitpunkt des Ausscheidens. Je näher dieser am Ende der
vereinbarten Frist liegt und je höher der Nutzen der erworbenen Qualifikation dem
Arbeitgeber zugute gekommen ist, desto geringer ist der vom Arbeitnehmer zu zahlende
Betrag. Es ist daher empfehlenswert, in der Rückzahlungsvereinbarung direkt eine
monatliche Minderung des Rückzahlungsbetrags festzuhalten. Die Zulässigkeit von jährlichen
Staffelungen wurde von den Landesarbeitsgerichten in Hamm und Rheinland-Pfalz bislang
abgelehnt. Das Bundesarbeitsgericht hat hierüber noch nicht entschieden.

Rechtsfolgen einer unwirksamen Rückzahlungsvereinbarungen


Wie oben dargestellt, gibt es für den Arbeitgeber grundsätzlich keine Möglichkeit,
aufgewendete Fort- oder Ausbildungskosten von einem ausscheidenden Arbeitnehmer
zurückzuverlangen, wenn keine wirksame Rückzahlungsvereinbarung geschlossen wurde.
Da das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen in den meisten Fällen Anwendung
finden dürfte, kommt auch eine sogenannte geltungserhaltende Reduktion auf den (gerade
noch) zulässigen Teil einer solchen Vereinbarung nicht in Betracht. Mit den gesetzlichen
Regelungen soll darauf hingewirkt werden, dass in der Praxis AGB mit angemessenem Inhalt
verwendet werden, die es dem Vertragspartner des Verwenders ermöglichen, die
vertraglichen Rahmenbedingungen korrekt zu erfassen. Würde man nun Umdeutungen
zugunsten des Arbeitgebers zulassen, unterliefe man dieses vom Gesetzgeber intendierte
Ziel.
Das Bundesarbeitsgericht hat bislang noch nicht abschließend über die Zulässigkeit von
ergänzender Vertragsauslegung nach § 306 Abs. 3 BGB in Fällen von
Rückzahlungsvereinbarungen entschieden. Hierbei stellt sich regelmäßig die Frage, was die
Vertragsparteien vereinbart hätten, wäre ihnen bei Vertragsschluss die Unwirksamkeit der
Klausel bekannt gewesen. Entscheidend dürfte dann sein, ob eine ersatzlose Streichung der
unwirksamen Vereinbarung einerseits den typischen Interessen der Parteien entsprechen
und andererseits das Festhalten an der Vereinbarung für eine Partei eine unzumutbare
Härte darstellen würde. Dabei sind gem. § 310 Abs. 4 S. 2 BGB stets die arbeitsrechtlichen
Besonderheiten zu berücksichtigen.
Für den Fall eines ungewöhnlich großen Vorteils des Arbeitnehmers aufgrund der
Fortbildung oder wenn die vom Arbeitgeber aufgewendeten Mittel ganz erheblich waren,
hat das Bundesarbeitsgericht bereits entschieden, dass Abweichungen von der vereinbarten
Bindungsdauer möglich sein können. Unabdingbare Voraussetzung ist aber wohl, dass sich
der Arbeitgeber im Vorfeld redlich bemüht hat, eine wirksame Klausel zu formulieren. Dies
ergibt sich wiederum aus § 307 Abs. 1 BGB, denn grundsätzlich obliegt es dem Arbeitgeber,
transparente Vertragsbedingungen zu erstellen.

III. Fazit


Entscheidet sich ein Arbeitgeber, seinen Mitarbeitern (teilweise) die Kosten für Aus- und
Fortbildung zu erstatten, sind eine Vielzahl von rechtlichen Vorgaben zu beachten, die sich
nur zum Teil direkt aus dem Gesetzestext ergeben und überwiegend von der
Rechtsprechung geprägt werden. Je nachdem, wie hoch der finanzielle Aufwand ist, kann
Arbeitgebern eine umfangreiche rechtliche Beratung nur dringend empfohlen werden. Denn
stellt sich eine Rückzahlungsvereinbarung im Nachhinein als unwirksam dar, bleibt der
Arbeitgeber im Zweifel auf den gezahlten Aus- oder Fortbildungskosten sitzen.